Lokal till dop – checklista och frågor inför bokningen

Börja med gästantalet och vad ni vill bjuda på när ni väljer lokal till dop. En plats som fungerar för kaffe och tårta behöver inte fungera för en varm lunch. Kontrollera datum och tider med både kyrkan och lokalen innan ni skickar inbjudan.

Här får ni hjälp att jämföra alternativen och skriva en förfrågan. Guiden är ett planeringsstöd, inte en katalog över lediga lokaler. Pris, utrustning och villkor behöver bekräftas med den som hyr ut.

Församlingshem, hyrd lokal eller dopfika hemma?

Församlingshem: fråga församlingen om det finns en lokal att boka i anslutning till dopet. Kontrollera om andra sällskap använder huset samma dag, vilka tider ni får tillträde och vad som ingår.
Hyrd festlokal eller föreningslokal: kan passa när ni behöver mer plats eller vill välja ett eget läge. Be om en fullständig prisuppgift och kontrollera reglerna för egen mat, catering och städning.
Hemma: gör det enkelt att förbereda i egen takt, men räkna på sittplatser, kylutrymme och hur ni tar hand om disk och servering.
Trädgård: planera en plats inomhus vid regn och kyla. Alla gäster behöver kunna få plats även om vädret ändras.

Checklista när ni besöker lokalen

Finns sittplatser för alla vuxna och barn med den dukning ni tänkt er?
Finns plats för barnvagnar utan att dörrar eller gångar blockeras?
Hur fungerar entré, trappor och toaletter för gäster som behöver god tillgänglighet?
Finns skötbord och en lugn plats för matning eller vila?
Hur lång är resan från kyrkan och var kan gäster parkera?
Finns kyl, ugn, kaffebryggare, diskmaskin och tillräckligt med porslin?
Får ni ta med egen mat och tårta, och när kan eventuell catering levereras?
När får ni nyckeln, duka och ställa in maten? När måste lokalen vara återställd?

Ta gärna med en enkel skiss över bord och servering. Fråga lokalansvarig hur många gäster lokalen är avsedd för i just det upplägget.

Jämför hela kostnaden

Be om ett totalpris för de tider ni behöver, inklusive förberedelser och städning. Fråga separat om porslin, dukar, utrustning, nyckelhämtning, eventuell deposition och extra tid. Ett lägre hyrespris kan innebära att ni behöver ordna mer själva.

Skriv ned vad ni får för pengarna och vilka datum ni behöver lämna besked om antal gäster. Läs boknings- och avbokningsvillkoren innan ni bestämmer er. För matplaneringen finns vår guide till catering, dopfika och tårta.

Färdig förfrågan om lokal till dop

Hej!
Vi söker en lokal för dopfika den [datum], ungefär klockan [start–slut]. Vi räknar med [antal] vuxna och [antal] barn och vill bjuda på [fika/lunch].
Är lokalen ledig? Vi vill gärna veta totalpris, vad som ingår och vilka tider vi kan få tillträde för dukning och städning. Finns kök, kyl, porslin, barnstolar och skötbord? Får vi ta med egen mat eller anlita catering?
Skicka gärna också information om tillgänglighet, parkering, betalning och avbokningsvillkor. När behöver ni vårt slutliga gästantal?
Tack på förhand!
[Namn och kontaktuppgift]

Skriv båda platserna i inbjudan

Om dopet och firandet är på olika adresser behöver båda stå med. Ange när ceremonin börjar och när ni välkomnar gäster till lokalen. Lägg till praktisk information om entré, parkering och hur gästerna tar sig mellan platserna.

Välj sista svarsdag så att ni hinner följa upp gäster innan lokalen eller cateringfirman behöver slutligt antal. Läs om OSA-datum och påminnelsetexter och hämta en komplett textmall till dopinbjudan.

Samla resten av förberedelserna i vår checklista för dop. När datum och plats är klara kan ni välja ett digitalt inbjudningskort med OSA. Skapande och förhandsvisning är gratis; aktuellt pris för publicering visas innan köp.